Event lub wyjazd prasowy dla twórców: zaproszenie, warunki i oznaczanie treści

Event lub wyjazd prasowy dla twórców to zaproszenie influencerów na premierę, otwarcie, warsztaty albo kilkudniowy wyjazd, z którego powstają relacje i materiały o marce. Dobrze zaplanowany daje treści, których nie da się zrobić zdalnie: kontakt z produktem, ludźmi i miejscem. Źle zaplanowany kończy się kilkoma stories bez oznaczenia, sporym rachunkiem za hotel i niejasnością, kto komu co obiecał. Poniżej opisujemy, jak przygotować zaproszenie, ustalić warunki i dopilnować oznaczania treści zgodnie z rekomendacjami UOKiK.

Event, wyjazd prasowy czy pojedyncza wizyta

Te formaty różnią się skalą i odpowiedzialnością organizatora. Pojedyncza wizyta twórcy w lokalu albo salonie to zwykle kilka godzin i jedna osoba. Event to wydarzenie dla grupy, często razem z dziennikarzami: premiera produktu, otwarcie sklepu, pokaz kolekcji. Wyjazd prasowy trwa dzień lub dłużej i obejmuje transport, nocleg oraz program, za który odpowiadasz od wyjazdu do powrotu uczestników.

Im dłuższy format, tym więcej trzeba ustalić na piśmie. Przy evencie w twoim mieście wystarczy jasne zaproszenie i krótkie porozumienie. Przy wyjeździe potrzebujesz pełnego programu, listy kosztów, które pokrywasz, i osoby kontaktowej dostępnej przez cały czas trwania wyjazdu.

Kogo zaprosić

Zacznij od celu. Jeśli chcesz pokazać nowy produkt szerokiej grupie odbiorców, zaproś twórców z różnych nisz, którzy naturalnie mogą go użyć. Jeśli zależy ci na materiale do własnych kanałów, ważniejsze są umiejętności produkcyjne niż zasięg. Jeśli myślisz o dłuższej współpracy, event może być pierwszym spotkaniem z kandydatami na ambasadorów.

Patrz na to, jak twórca relacjonuje inne wydarzenia: czy pokazuje kontekst, czy tylko robi zdjęcie ścianki z logo. Sprawdź, czy jego odbiorcy są tam, gdzie chcesz sprzedawać, i czy wcześniejsze materiały reklamowe były poprawnie oznaczone. Mała grupa dobrze dobranych osób zwykle daje lepsze materiały niż duża grupa, której nikt na miejscu nie ma czasu się poświęcić.

Przy evencie stacjonarnym liczy się dojazd, więc warto zacząć od twórców z miasta wydarzenia, np. Warszawy czy Krakowa.

Co napisać w zaproszeniu

Zaproszenie ma pozwolić twórcy podjąć decyzję bez dopytywania. Napisz w nim konkretnie:

• Co, gdzie i kiedy. Nazwa wydarzenia, adres, data, godziny, a przy wyjeździe pełny program dzień po dniu.
• Co pokrywasz. Bilet wstępu, transport, nocleg, wyżywienie, osoba towarzysząca. Napisz też, czego nie pokrywasz.
• Czego oczekujesz. Czy publikacja jest warunkiem udziału, a jeśli tak, to jaka: liczba i format materiałów, termin, wymagane elementy. Jeśli publikacja jest dobrowolna, napisz to wprost.
• Wynagrodzenie. Czy poza pokryciem kosztów płacisz za materiały i w jakiej formie.
• Zasady oznaczania. Jak oczekujesz oznaczenia treści i jakiej marki ma ono dotyczyć.
• Termin odpowiedzi i kontakt. Do kiedy potwierdzić udział i do kogo pisać.

Jeśli zaproszenie zawiera listę oczekiwanych publikacji, traktuj je jako zlecenie, a nie uprzejmość. Twórca ma prawo odmówić albo zaproponować inne warunki.

Warunki: koszty, publikacje i prawa do materiałów

Najwięcej sporów po evencie wynika z rzeczy, których nikt nie zapisał. Przed wydarzeniem ustal z każdym uczestnikiem, najlepiej w krótkiej umowie lub mailu z potwierdzeniem:

• listę publikacji, ich formaty i terminy, jeśli są wymagane;
• czy materiał wymaga akceptacji przed publikacją i ile czasu masz na uwagi;
• czy możesz udostępniać materiały twórcy na swoich kanałach i używać ich w reklamach, na jakich polach i jak długo;
• co się dzieje, gdy twórca odwoła udział albo wydarzenie zostanie przełożone;
• zasady zachowania na miejscu, jeśli są ważne dla marki, na przykład dotyczące alkoholu czy fotografowania zaplecza.

Pokrycie kosztów podróży i noclegu ma wartość, więc warto ustalić z księgowością, jak je rozliczyć po stronie marki i jakie informacje przekazać uczestnikom. Ogólne zasady opisujemy w tekście o podatkach przy barterze i współpracy z twórcami. Konkretną sytuację skonsultuj z doradcą podatkowym.

Oznaczanie treści z eventu i wyjazdu

To miejsce, w którym marki najczęściej się mylą, bo zakładają, że brak przelewu oznacza brak reklamy. W Rekomendacjach Prezesa UOKiK dotyczących oznaczania treści reklamowych przez influencerów z 2022 roku urząd rozróżnia kilka sytuacji:

• Sam bilet wstępu, bez wpływu na treść. Twórca, który dostał bezpłatne zaproszenie i sam zdecydował, czy i co opublikuje, nie musi oznaczać materiału jako reklamy. Powinien jednak poinformować odbiorców, że otrzymał bezpłatne zaproszenie.
• Koszty ponad bilet. Jeśli marka pokryła dodatkowe koszty udziału, na przykład nocleg lub podróż, materiał należy oznaczyć jako reklamowy i wskazać markę. UOKiK podaje przykład premiery samochodu z opłaconym noclegiem i wyżywieniem: oznaczenie jest wymagane nawet wtedy, gdy marka nie wpływała na treść.
• Wyjazd w zamian za publikacje. Opłacony wyjazd z uzgodnioną listą postów i stories to w przykładach UOKiK współpraca komercyjna, która wymaga oznaczenia jako reklama i wskazania marki.

Rekomendacje zalecają oznaczanie dwupoziomowe: narzędzie platformy do oznaczania treści komercyjnych plus własne, czytelne oznaczenie w opisie lub w samym materiale. Na profilach prowadzonych po polsku urząd zaleca polskie określenia, takie jak „reklama”, „materiał reklamowy” czy „płatna współpraca z marką XYZ”. Skróty w rodzaju #ad, określenia obcojęzyczne i samo „współpraca” uznaje za nierekomendowane. Oznaczenie powinno być widoczne od początku, także na telefonie, w każdej relacji, a nie tylko w pierwszej.

UOKiK wskazuje, że za czytelne oznaczanie reklamy odpowiadają influencerzy, agencje i reklamodawcy. Dlatego wymóg oznaczania wpisz do zaproszenia i porozumienia, a w trakcie wydarzenia sprawdzaj pierwsze relacje. To nie jest porada prawna; przy wątpliwościach skonsultuj sytuację z prawnikiem.

Na miejscu: daj czas na tworzenie

Twórca na evencie pracuje. Jeśli program jest wypełniony przemówieniami od rana do wieczora, materiałów będzie mało. Zaplanuj w programie okna na nagrywanie, miejsca z dobrym światłem i dostęp do produktu bez kolejki. Zadbaj o stabilne Wi-Fi, gniazdka do ładowania i jedną osobę, która odpowiada na pytania i zna ustalenia z każdym uczestnikiem.

Przygotuj krótką notatkę z najważniejszymi faktami o produkcie, poprawną pisownią nazw, oznaczeniem konta marki i zasadami oznaczania. Twórcy publikują często na bieżąco, więc taka notatka ogranicza błędy, których potem nie da się już poprawić w relacji.

Po wydarzeniu

Zbierz linki do wszystkich publikacji i statystyki, o które poprosiłeś w porozumieniu. Sprawdź, czy materiały są oznaczone zgodnie z ustaleniami, i zapisz, które formaty oraz które osoby dały najwięcej użytecznych treści. Rozlicz koszty i wynagrodzenia w terminie, który obiecałeś.

Twórcy, z którymi współpraca dobrze się ułożyła, to naturalni kandydaci do dłuższej relacji. Jak ją zaplanować, opisujemy w tekście o programie ambasadorskim z twórcami.

Jak Blogger Bank może pomóc

Na Blogger Bank publikujesz zlecenie z opisem wydarzenia, terminem, warunkami i budżetem, a twórcy z Polski sami się zgłaszają. Według naszego pomiaru z 21 sierpnia 2026 roku 99% zleceń otrzymało zgłoszenia, średnio 37 na zlecenie. Statystyki podłączonych profili widzisz przy zgłoszeniu, więc łatwiej dobrać grupę na event.

Wynagrodzenie jest zabezpieczone do akceptacji materiału – to płatność zabezpieczona. Prowizja wynosi 5% po stronie marki i 5% po stronie twórcy. Załóż konto marki i opublikuj pierwsze zlecenie.